Bei fehlendem Rechtskataster drohen Abweichungen im Audit

Immer mehr Unternehmen lassen sich nach verschiedenen Normen zertifizieren. Oft steht dahinter die Forderung eines großen und damit wichtigen Kunden, der die zukünftige Zusammenarbeit mit der Erwartung eines entsprechenden Zertifikates verknüpft.

Gängige Normen sind in diesem Zusammenhang die DIN ISO 9001 Qualitätsmanagement, aber zunehmend auch die ISO 14001 Umweltmanagement und die ISO 45001 Managementsystem für Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit.

Um die Zertifizierung für diese Normen zu erhalten, müssen die Anforderungen der Normen im Unternehmen nachweisbar umgesetzt werden.

Von zunehmender Bedeutung ist in diesem Zusammenhang die Ermittlung, Umsetzung und Einhaltung der relevanten Vorschriften geworden. Die ISO 14001 etwa spricht im Abschnitt 6.1.3 von „Bindenden Verpflichtungen“, die ermittelt, umgesetzt und überwacht werden müssen. In der ISO 9001 wird unter Abschnitt 8.2.2 gefordert, jegliche zutreffende gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu bestimmen und einzuhalten.

Eine erkannte Nichteinhaltung einer Vorschrift kann vom Auditor als Hauptabweichung beanstandet werden, weil ein Verstoß gegen geltende Vorschriften die Funktion des gesamten Managementsystems infrage stellt.

Nun ist aber das Herausarbeiten der relevanten Vorschriften, insbesondere in den Bereichen Umwelt wie auch Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz mit einem immensen Zeitaufwand verbunden. Und erfahrungsgemäß sind die Mitarbeiter in den Unternehmen mit dem laufenden Tagesgeschäft mehr als ausgelastet. Manche Unternehmen lassen sich daher ein Rechtskataster erstellen. Wichtig hierbei ist jedoch, dass dieses Rechtskataster auch die herausgearbeiteten Rechtspflichten enthält. Es sollte sich also vielmehr um ein Rechtspflichtenkataster handeln. Denn nur damit kann das Unternehmen die Ermittlung der relevanten Rechtspflichten belegen.

Um die Normanforderungen sicher zu erfüllen, müssen jedoch eine Reihe von weiteren Aufgaben erledigt werden:

• Zuordnung der Rechtspflichten auf die betroffenen Bereiche (Delegierung)
• Information und Unterweisung der verantwortlichen Personen zu den Rechtspflichten
• Überwachung und Kontrolle der Einhaltung der übertragenen Rechtspflichten
• Überwachung von Änderungen und Neuerungen hinsichtlich der Gesetze und Vorschriften

Immer mehr Unternehmen gehen deshalb dazu über, sich externer Hilfe zu bedienen. AHORN bietet dazu neben einem auf das Unternehmen zugeschnittenen Rechtspflichtenkataster ein Checklisten-System an, mit dem die Überwachungs- und Kontrollaufgaben einfach zu erledigen sind und im Audit nachgewiesen werden können. Dabei erfolgt zunächst eine Aufnahme der Gegebenheiten im Betrieb und Unternehmen und es werden alle Randbedingungen erfasst, die für die Ermittlung der Rechtspflichten von Bedeutung sind. Dazu gehören unter anderem, welche Anlagen und Maschinen betrieben werden und mit welchen Gefahrstoffen umgegangen wird. Anhand dieser Daten kann ermittelt werden, von welchen Gesetzen ein Unternehmen betroffen ist und welche Rechtspflichten für welche Funktion relevant sind. Aus diesen Rechtspflichten werden dann monatlich übersichtliche Checklisten für die verschiedenen Funktionsträger erstellt und diesen zugesandt. Der Aufwand für die Bearbeitung einer solche Checkliste liegt monatlich bei nur 10 bis 15 Minuten. Aus den Checklisten werden durch die Unterschriften der beteiligten Personen wertvolle Dokumente, mit denen unter anderem die Geschäftsleitung belegen kann, dass die Einhaltung der relevanten Vorschriften im Unternehmen systematisch überwacht und kontrolliert wird.

Damit kann die Umsetzung der Anforderungen der Normen im Audit leicht und sicher belegt und eine Abweichung im Audit auf einfache und sichere Weise ausgeschlossen werden.

Autor:
Robert Berens
Dipl.-Ing (FH)

AHORN Rechtspflichtenservice GmbH
Brucker Str. 24
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