Rechtskataster – Rechtspflichten und Compliance?

Rechtskataster – Beherrschung von Rechtspflichten und Compliance?

Unternehmen sind heute von einer Vielzahl von Rechtspflichten getroffen, die es einzuhalten gilt. Immer wieder gehen Fälle durch die Presse, wo Vorstände oder Geschäftsführer sich vor Gericht mit Vorwürfen konfrontiert sehen, dass bestimmte Rechtspflichten nicht eingehalten wurden und den Führungspersonen mangelnde Überwachung und Einforderung der Einhaltung von Vorschriften vorgeworfen wird. Der Begriff Compliance wird in diesem Zusammenhang oft genannt. Dahinter verbergen sich:

• die Einhaltung unternehmensrelevanter Gesetze aller Disziplinen
• die persönliche Organisations- und Überwachungsverpflichtung der Geschäftsleitung
• die betriebliche Organisation des Unternehmens, um Verstöße gegen Rechtsvorschriften und interne Vorgaben zu vermeiden und die Personen des Managements zu schützen

Rechtskataster als Standard

Inzwischen haben viele Firmen integrierte Managementsysteme eingeführt, mit denen innerhalb des Unternehmens eine verbesserte Umsetzung, etwa von Umwelt- und Arbeitssicherheitsvorschriften erreicht werden soll. In der Regel werden dazu sogenannte Rechtskataster erstellt. Diese Rechtskataster enthalten in der Regel Vorschriften aus verschiedenen Rechtsgebieten, etwa dem Umweltschutz, dem Arbeitsschutzrecht, dem Gefahrgutrecht, den Sozialvorschriften und dem Verkehrsrecht. Rechtsquellen sind dabei einerseits Vorschriften und andererseits Genehmigungen.

Im Rahmen von Zertifizierungsaudits wird mit diesem Rechtskataster versucht, den Nachweis zu führen, dass die relevanten Rechtspflichten für das Unternehmen ermittelt worden sind.

Die Erfahrung aus zwanzigjähriger Audittätigkeit bei einer Vielzahl von Unternehmen unterschiedlicher Branchen hat gezeigt, dass die Rechtskataster inhaltlich sehr individuell gestaltet werden. Im Einzelfall reicht die Spanne von der Kopie des Inhaltsverzeichnisses eines Taschenbuchs zum Umweltrecht bis hin zur paragraphenscharfen Auswertung der einzelnen Gesetze mit kurzer inhaltlicher Zusammenfassung der Inhalte der einzelnen Paragraphen und Auflagen bzw. Nebenbestimmungen.

Erstellung und Pflege dieser Rechtskataster ist erheblichem Aufwand verbunden. Zunächst muss im Unternehmen eine Person ermittelt werden, die fachlich im Stande ist, diese Aufgabe umzusetzen. Dazu ist zumindest ein Grundwissen sowohl im Umweltrecht als auch im Arbeitssicherheitsrecht unverzichtbar.

Im ersten Schritt muss von dieser Person ermittelt werden, welche Gesetze es überhaupt gibt und welche dieser Vorschriften im Einzelfall für das Unternehmen relevant sind. Dazu sind rechtlichen Vorgaben von der EU, der Bundesrepublik Deutschland und schließlich des relevanten Bundeslandes zu betrachten. Zu guter Letzt sollten auch die örtlichen Abfall- und Abwassersatzung nicht vergessen werden. Das Studium dieser Vorschriften ist sehr mühsam und zeitaufwendig. Danach muss monatlich kontrolliert werden, was von den gesetzgebenden Stellen an Neuerungen und Änderungen verabschiedet wurde. Die Neuerungen und/oder Änderungen müssen wiederum auf Relevanz überprüft werden und gegebenenfalls in das Rechtskataster eingepflegt werden.

Nutzen des Rechtskatasters?

Die Erstellung und fortlaufende Pflege des Rechtskatasters ist also eine sehr mühsame, zeitaufwendige und damit teure Angelegenheit. Da stellt sich die Frage, welchen Nutzen das Rechtskataster dem Unternehmen bringt? Der Nutzen besteht darin, dass die Rechtspflichten für das Unternehmen grundsätzlich ermittelt werden. Damit sind die Verpflichtungen, der Leitungspersonen aber bei weitem noch nicht erfüllt.

Defizite des Rechtskatasters

Es fehlt vor allem die konkrete Zuordnung der Rechtspflichten auf die Personen oder Funktionen. Diese Personen sind hinsichtlich dieser Rechtspflichten zu unterweisen. In der Folgezeit muss die Einhaltung und Umsetzung der delegierten Pflichten regelmäßig kontrolliert und überwacht werden. Und all dies sollte nachweisbar dokumentiert werden. Mit einem einmal jährlich durchgeführten Compliance-Audit ist dies nicht wirklich zu lösen.

Interner Lösungsansatz

Eine Möglichkeit, all dies im Unternehmen umzusetzen könnte darin bestehen, einen gut ausgebildeten Umweltmanagementbeauftragten zu ernennen bzw. einzustellen. Wenn er auch den Bereich Arbeitssicherheit abdecken soll, ist eine zusätzliche Ausbildung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit unverzichtbar. Er könnte im Rahmen seiner Tätigkeit all diese Punkte unternehmensintern umsetzen. Allerdings ist dies eine Vollzeitaufgabe und nicht an einem oder zwei Tagen in der Woche zu schaffen. Damit ist diese Lösung entsprechend sehr teuer und wird in der Praxis kaum konsequent umgesetzt. Was bleibt oder daraus resultiert sind haftungsrechtliche Risiken, für die Leitungspersonen. Im Falle eines schweren Unfalls sehen sich diese Personen unter Umständen eines Ermittlungsverfahrens wegen fahrlässiger Körperverletzung, im Extremfall wegen fahrlässiger Tötung, ausgesetzt.

Alternative Lösungen

Alternativ zu dem beschriebenen Lösungsansatz besteht die Möglichkeit, diese Aufgabenstellungen mit externer Unterstützung zu lösen. Die Firma AHORN Rechtspflichtenservice GmbH hat dazu eine Dienstleistung entwickelt, die die beschriebenen Probleme auf einfache Art und Weise und mit vergleichsweise wenig internem Aufwand löst.

Dazu werden zunächst die betrieblichen Gegebenheiten erfasst, unter anderem:

– Was macht das Unternehmen?

– Welche Genehmigungen liegen vor?

– Mit welchen Stoffen wird umgegangen?

– Wer ist für was verantwortlich?

Diese Daten werden in das AHORN-interne Computersystem eingegeben. Daraus werden monatlich für alle relevanten Funktionen einfache Checklisten erstellt und als pdf-Dateien dem Unternehmen per E-Mail zugesandt. Diese Checkliste enthalten in einfacher Sprache jeweils 5 bis 6 Fragen zu konkreten Rechtspflichten, zum Umweltrecht (U-REX-Checkliste ) und zum Arbeitssicherheitsrecht (A-REX-Checkliste ). Die Bearbeitung dieser Listen benötigt im Regelfall 5 bis 10 Minuten pro Monat. Dabei werden die Fragen jeweils mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet. Bei der Antwort „Nein“ werden auf der Rückseite Maßnahmen für die Behebung des erkannten Mangels festgelegt. Die ausgefüllten Checklisten werden an den nächsten Vorgesetzten zur Kenntnisnahme weitergereicht. Am Ende werden die Checklisten der Geschäftsleitung zur Kenntnisnahme und Unterschrift vorgelegt. Die Geschäftsleitung kann damit folgende Sachverhalte belegen und nachweisen:

• Kenntnis aller relevanten Umwelt- und Arbeitssicherheitsvorschriften
• konkrete Delegation dieser Rechtspflichten
• kontinuierliche und systematische Kontrolle der Einhaltung und Umsetzung
• regelmäßige Überwachung der Leitungspersonen

Gesetzesneuerungen und –änderungen fließen zeitnah und automatisch in die Checklisten ein.

Auch der Umweltschutzbeauftragte und die Fachkraft für Arbeitssicherheit können die Überwachung des Betriebs mit den Checklisten nachweisen. Daneben erkennen sie auf einfache Weise, zu welchen Fragestellungen sie unterstützend für die Fachabteilung tätig werden können.

Ein Rechtskataster mit der Angabe, welche Funktion im Unternehmen von welcher Vorschrift und welchem Paragraphen getroffen ist, gibt es kostenlos dazu.

Jeder Checklistendurchlauf stellt sowohl eine Kurzschulung der Funktionsträger hinsichtlich der einzuhaltenden Pflichten dar als auch ein kurzes dokumentiertes Compliance-Audit.

Und das alles, ohne dass ich im Unternehmen jemand fortlaufend mit Gesetzestexten befassen muss. AHORN bezeichnet dies als Rechtssicherheit in nie gekannter Einfachheit!

Fazit: Interessanter Ansatz

Mit den beiden Modulen U-REX  und A-REX  ist der Firma AHORN ein sehr interessanter Lösungsansatz gelungen. Die in der Praxis schwer zu lösende Aufgabe der Ermittlung, Delegierung, Kontrolle und Überwachung von Rechtspflichten aus den Bereichen Umweltrecht und Arbeitssicherheitsrecht werden auf erstaunlich einfache Weise gelöst. Inzwischen sind die Systeme innerhalb weniger Monate bei Firmen unterschiedlicher Brachen erfolgreich eingeführt worden.

 

Autor:
Robert Berens
Dipl.-Ing (FH)

AHORN Rechtspflichtenservice GmbH
Brucker Str. 24
82216 Gernlinden